Hotel Belvedere
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Trattamento dei dati personali tramite l'assistente virtuale KOSMO

Sul nostro sito è attivo un assistente virtuale Lady B. (di seguito “Chatbot”) per assisterla durante la navigazione, fornirle informazioni sui nostri servizi e rispondere alle Sue domande.

Questo servizio è sviluppato da AI KOSMO S.r.l., che opera in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, sulla base di un apposito accordo che ne disciplina i compiti e le responsabilità.

Il Titolare del trattamento dei dati da Lei forniti tramite il Chatbot rimane Hotel Belvedere.

Il Chatbot utilizza sistemi di intelligenza artificiale LLM per comprendere le Sue richieste e fornirle risposte pertinenti.

 

a. Tipologie di dati trattati

Il trattamento riguarda i seguenti dati personali:

  • Dati forniti attivamente dall’utente: qualsiasi informazione che Lei digita volontariamente nella finestra di chat, come domande, richieste di informazioni, nome, cognome, dettagli di contatto o preferenze di soggiorno;
  • Dati tecnici connessi alla sessione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo e altri dati tecnici necessari per garantire il corretto funzionamento della chat;
  • Contenuto delle conversazioni: il testo integrale delle Sue interazioni con il Chatbot.

 

b. Finalità e base giuridica del trattamento

I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

1. Fornitura del servizio di assistenza e supporto via chat

Per rispondere alle Sue richieste, assisterla nella navigazione e fornirle le informazioni necessarie sui nostri servizi.

  • Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a fornire un servizio di assistenza clienti efficiente e immediato.
  • In caso di richieste precontrattuali (es. preventivi, disponibilità per prenotazioni), la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali.

2. Miglioramento del servizio e addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale

Per analizzare le conversazioni (in forma aggregata e anonimizzata ove possibile) al fine di migliorare l’accuratezza delle risposte del Chatbot e l’efficacia del servizio.

  • Base giuridica: legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati per la finalità 1 è facoltativo, ma necessario per utilizzare il servizio.
Per la finalità 2, Lei potrà opporsi in qualsiasi momento senza pregiudicare l’utilizzo della chat.

 

c. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici.

In linea con i principi di privacy by design e by default (art. 25 GDPR), vengono adottate misure tecniche e organizzative adeguate, incluse:

  • pseudonimizzazione;
  • anonimizzazione dei dati ove possibile, specialmente per finalità di addestramento degli algoritmi.

 

d. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno conservati secondo il principio di limitazione della conservazione:

  • Per finalità di assistenza: i log delle conversazioni saranno conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e comunque non oltre 6 mesi dalla chiusura della sessione, salvo contenziosi.
  • Per finalità di addestramento degli algoritmi: i dati saranno conservati solo per il tempo necessario all’analisi e successivamente anonimizzati o cancellati.
  • Tale periodo non supererà in ogni caso 90 giorni.

 

e. Comunicazione dei dati e trasferimenti

I dati raccolti tramite il Chatbot sono trattati dal fornitore AI KOSMO, nominato Responsabile del trattamento.

AI KOSMO potrebbe avvalersi di sub-fornitori (es. provider cloud) nel rispetto dell’art. 28 GDPR.

L’utilizzo di tali servizi potrebbe comportare il trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).
Il trasferimento avverrà solo con adeguate garanzie, quali:

  • decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
  • Clausole Contrattuali Standard.

 

f. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Il servizio si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare LLM.

In linea con i principi di trasparenza previsti da AI ACT, GDPR e normativa nazionale (L. 132/2025), forniamo le seguenti informazioni:

  • Obbligo di trasparenza: Lei sta interagendo con un sistema che utilizza componenti di AI.
  • Funzionamento e logica del sistema: il sistema analizza il testo delle richieste per comprenderne contenuto e finalità e indirizzarle al reparto competente.
  • Supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: il sistema opera come strumento di supporto.
  • Nessuna decisione con effetti giuridici significativi (art. 22 GDPR) viene presa esclusivamente in modo automatizzato.
  • Correttezza e non discriminazione: i sistemi sono monitorati periodicamente per minimizzare errori e rischi discriminatori.

 

g. Diritti dell’Interessato in relazione all’uso dell’IA

Oltre ai diritti generali previsti dal GDPR (accesso, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), Le sono garantiti specifici diritti legati all’uso dell’IA:

  • Diritto di rettifica: può chiedere la correzione di informazioni inesatte generate dal Chatbot;
  • Diritto alla cancellazione: se la correzione non fosse tecnicamente possibile, può ottenere la cancellazione;
  • Diritto di opposizione: può opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di addestramento basato sul legittimo interesse.

Per esercitare i Suoi diritti, può rivolgersi a Hotel Belvedere ai recapiti indicati nella presente informativa privacy.